Vacature: Congresdirecteur ICOM General Conference 2028 – Rotterdam
Periode: 1 juni 2026 – 1 januari 2029 (36 uur per week gemiddeld)
In 2028 organiseert ICOM Nederland de internationale, driejaarlijkse ICOM General Conference in Rotterdam – een van de grootste wereldwijde congressen voor museumprofessionals. Onder het thema ‘Building Bridges’ komen meer dan 4.000 deelnemers uit de hele wereld samen voor kennisuitwisseling, beleidsvorming en netwerkopbouw. De totale projectbegroting bedraagt circa € 4,5 miljoen. Voor de voorbereiding en uitvoering van dit complexe, meerjarige traject is de Stichting ICOM2028 opgericht. Voor deze stichting zoeken wij een verbindende, strategische en daadkrachtige:
Congresdirecteur
De congresdirecteur wordt aangesteld door en werkt nauw samen met het bestuur van Stichting ICOM2028 (dat tevens een deel van het bestuur vormt van ICOM Nederland). De functie vraagt om leiderschap in een internationale context, uitstekende organisatiekracht en het vermogen om complexe processen en belangen te overzien én te sturen.
Download hier de vacaturetekst als PDF
Hoofddoel van de functie
Je zorgt voor een inhoudelijk sterk programma, een professioneel georganiseerde conferentie en voor een internationaal sterk gepositioneerd ICOM Nederland en Rotterdam. Je bent verantwoordelijk voor de totale voorbereiding, organisatie en uitvoering van de ICOM General Conference 2028.
Taken & Verantwoordelijkheden
1. Algemene leiding & governance
- Regisseren van het totale project: planning, begroting, kwaliteit en risico’s.
- Verantwoordelijkheid voor stakeholdersmanagement, coördineren van een heldere rolverdeling tussen o.a. de Stichting ICOM2028, Scientific Committee (SC), Professional Conference Organiser en (inter)nationale stakeholders.
- Fungeren als primair aanspreekpunt voor ICOM International.
- Tijdig rapporteren aan het bestuur van Stichting ICOM2028 en signaleren knelpunten.
2. Programma & Scientific Committee
- Een hoogwaardige, internationaal relevante programmering faciliteren.
- Co‑creëren van conferentiethema, programmalijnen en keynote‑selecties.
- Regie over beoordelingsproces inhoudelijke inzendingen en wetenschappelijke kwaliteit.
- Stimuleren van kennisdeling, innovatie en legacy.
3. Financieel management & sponsoring
- Verantwoordelijk voor begroting, kostenbewaking en rapportages.
- In samenwerking met PCO: financieel beheer, subsidies en audit.
- Identificeren en benutten van kansen voor sponsoring en in‑kind bijdragen.
4. Logistiek, faciliteiten & deelnemerservaring
- Regie over alle logistieke en facilitaire processen, selectie en contractering van locaties, hotels, transport en techniek.
- Zorgen voor toegankelijke, veilige en gastvrije deelnemerservaring voor ca. 4.000 bezoekers.
5. Contract- & partnermanagement
- Contracteren en sturen van PCO, locaties, leveranciers en sponsoren.
- Strategische samenwerking met o.a. Rotterdam Partners, Gemeente Rotterdam, museale instellingen, vrijwilligers en (inter)nationale stakeholders.
6. Communicatie & marketing
- Regie over communicatie en marketing in samenwerking met PCO.
- Zorgen voor consistente, effectieve en tijdige interne en externe communicatie.
- Positioneren van ICOM2028 als toonaangevend internationaal congres.
7. Tijdens en na de conferentie
- Verantwoordelijkheid voor ceremoniële opening en sluiting.
- Mede ontvangen van internationale gasten en delegaties.
- Bewaken van dagelijkse operatie en oplossen van last‑minute wijzigingen.
- Regie over evaluatie, eindrapportage en overdracht.
Profiel & competenties
- Ervaring met het organiseren van complexe en internationale evenementen, de spanwijdte en belangen ervan kunnen overzien en deze bewaken.
- Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
- Sensitiviteit voor belangenverstrengeling van meerdere partijen en in staat om deze op te lossen.
- Een goed begrip van de wereldwijde organisatie en doelen van ICOM.
- Verbindend leider, communicatief sterk, een natuurlijke bruggenbouwer.
- Sterk financieel inzicht en ervaring met contractmanagement.
- Zakelijk, besluitvaardig en resultaatgericht.
- Een netwerk in het Rotterdamse en Nederlandse museale veld, inclusief het Caribisch deel.
- Flexibel in het aantal uren per week, bereid om deze aan te passen aan de fase van de voorbereiding en uitvoering.
- Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en gevoel voor governance.
Praktische voorwaarden
- Aanstellingsduur: 2,5 jaar, van 1 juni 2026 t/m 1 januari 2009, met eventueel een paar maanden uitloop.
- Omvang: circa 20 uur in de opstartfase en in de realisatiefase naar 40 uur per week.
- Standplaats: nader te bepalen in Rotterdam.
- Honorarium/salaris: nader te bepalen.
Procedure
Reageren kan vóór 13 maart 2026 met motivatiebrief en cv via conference2028@icom.nl t.a.v. de voorzitter van ICOM Nederland, Caroline Breunesse. Ook vragen kunnen worden gericht aan conference2028@icom.nl
Gesprekken vinden plaats in maart 2026 (eerste gesprek in de week van 23 maart en tweede gesprek in de week van 30 maart); startdatum is 1 juni 2026.
